INFORMATIVA AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE N. 2016/679 Ai sensi dell’art. del Regolamento UE n. 2016/679 (di seguito “GDPR 2016/679”), recante disposizioni a tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali, desideriamo informarLa che i dati personali da Lei forniti formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata e degli obblighi derivanti dalle disposizioni del D. Lgs. 196/2003 (di seguito “Codice Privacy”) per quanto compatibili.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO: Il Titolare del trattamento è il Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Ancona nella figura del Presidente Pro tempore, con sede ad Ancona – C.so Mazzini, 95, dati di contatto: e-mail info@ordineavvocati.ancona.it.
Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) Il Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Ancona ha designato in data 24 maggio 2018 quale Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer – DPO) EON Impresa SLRS con sede A Chiaravalle – Via Maestri del Lavoro, snc, nella persona della Dr.ssa Silva Mana, e-mail dpo@ordineavvocati.ancona.it
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO: Il trattamento dei dati personali è finalizzato unicamente alla corretta e completa esecuzione del procedimento di mediazione, comprese le sue fasi preparatorie e conseguenziali ai sensi del D.lgs. 28/2010 e, in particolare per: generare gli avvisi, predisporre il fascicolo cartaceo e telematico, gestire la procedura di mediazione, gestire i pagamenti delle indennità, gestire gli aspetti contabili e fiscali, consentire l’archiviazione delle pratiche per il periodo stabilito dalla legge (almeno 3 anni – Art. 12, DM 180/2010), adempiere ad ogni obbligo di legge connesso e conseguenziale.
LUOGO DEL TRATTAMENTO: Il luogo del trattamento sono le sedi operative dell’Organismo: Tribunale Civile di Ancona, ovvero presso la sede prescelta dal mediatore incaricato, ovvero in modalità telematica.
BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI: La base giuridica del trattamento è nell’esplicito consenso ex articolo 6, par 1, lett. a). La base giuridica del trattamento è altresì fondata sull’art. 6, par. 1, lett. b), c), sull’art. 9, par. 2, lett. a), f) e sull’art. 6, par. 1 lett. f). Il nostro interesse legittimo risiede nella corretta esecuzione di incarichi derivanti da richieste di parte ed a seguito di rinvio da parte del Giudice e, conseguentemente, nel rispetto degli obblighi posti in capo agli Organismi di Mediazione dalla normativa vigente.
FONTE DEI DATI PERSONALI: Qualora i dati personali non siano stati ottenuti presso l’interessato, come accade per i dati relativi alle parti chiamate, la fonte è l’istanza di mediazione compilata dalla parte istante e/o dal suo legale. In quest’ultimo caso, il legale dichiara di aver ottenuto dal suo cliente lo specifico consenso al trattamento dei dati a lui forniti.
MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI: Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità stesse dell’Organismo di Mediazione Forense e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza nel rispetto della normativa vigente. L’Organismo si impegna a custodire e controllare gli stessi in maniera tale da ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità per cui sono stati raccolti. I dati raccolti sono conservati per il periodo necessario allo svolgimento dell’incarico richiesto. e, comunque, per il periodo previsto dalla normativa di settore. I dati non necessari e/o che l’Organismo non è tenuto a conservare ai sensi di legge saranno cancellati all’esito della procedura e/o sino al momento in cui il cliente esercita il diritto di cancellazione degli stessi a condizione che la cancellazione non sia in contrasto con necessità di archiviazione previste dalla legge
Non è previsto alcun processo decisionale automatizzato compresa la profilazione.
CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI: L’Organismo di Mediazione Forense di Ancona tratta unicamente i dati identificativi e di contatto della parte istante e delle parti chiamate in mediazione oltre agli eventuali dati sensibili e giudiziari esclusivamente a seguito di apposita Istanza depositata dalla parte interessata e/o dal suo legale, istanza mirata alla conclusione di un contratto giuridicamente vincolante e relativo al servizio di mediazione offerto. I dati personali, anche sensibili, eventualmente comunicati al mediatore durante la procedura di mediazione rimangono strettamente riservati al mediatore e non vengono in alcun modo trattati senza il previo espresso consenso della parte che li ha forniti. In tale ultimo caso, tali dati saranno oggetto di trattamento esclusivamente per le finalità utili di cui al punto b).
CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI: Ad esclusione degli eventuali dati sensibili che, salvo espresso consenso della parte a cui fanno riferimento, saranno a disposizione esclusivamente del mediatore nominato per l’incarico di mediazione, gli altri dati personali saranno comunicati esclusivamente al mediatore nominato, al personale operante all’interno dell’Organismo di mediazione per le finalità di cui al punto b) e per l’adempimento degli oneri di legge. In ogni caso, tutti i destinatari dei dati (tra essi anche i soggetti terzi operanti ai fini di adempiere agli oneri di legge) sono comunque vincolati al rispetto della riservatezza di cui al GDPR e alla normativa vigente in materia di mediazione.
CONFERIMENTO DEI DATI E RIFIUTO: Il conferimento dei dati è necessario ai fini dello svolgimento delle finalità di cui al punto b) ed il rifiuto da parte dell’interessato di conferire i dati personali comporta l’impossibilità di avviare la procedura di mediazione presso il nostro Organismo.
TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO: I dati non sono trasmessi all’estero salvo il caso in cui si tratti di compiere una mediazione transfrontaliera. In tale ultimo caso, i dati comunicati saranno esclusivamente quelli strettamente necessari allo svolgimento della procedura. In ogni caso, tutti i destinatari dei dati sono comunque vincolati al rispetto della riservatezza di cui al GDPR e alla normativa vigente in materia di mediazione.
DIRITTI DELL’INTERESSATO: l’interessato ha il diritto a che i suoi dati siano trattati in modo lecito, corretto e trasparente. Inoltre, ha diritto, ove possibile ed in qualunque momento:
– di essere informato su come vengono utilizzati i dati personali come, ad esempio tramite la presente informativa sulla privacy.
– di richiedere l’accesso (art. 15), la rettifica (art. 16) o la cancellazione (art. 17) dei dati personali che deteniamo. Può altresì chiedere la limitazione del trattamento che lo riguarda (art. 18), oltre al diritto alla portabilità dei dati (art. 20).
– di revocare il consenso prestato in qualsiasi momento (art. 7) senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca. Si fa presente che qualora l’interessato opti per revocare il consenso, ciò potrebbe influire sulla corretta e corrente gestione della procedura di mediazione.
– di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano (art. 21).
– qualora infine l’interessato ritenga che il trattamento che lo riguarda violi la normativa vigente in materia, ha il diritto di proporre Reclamo (art. 77) ad un’autorità di controllo, segnatamente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione. Per l’Italia tale autorità è il “Garante per la protezione dei dati personali”, istituito dalla legge 31 dicembre 1996, n. 675 (http://www.garanteprivacy.it/).
L’interessato può ottenere ulteriori informazioni sui suoi diritti incluse le circostanze in cui si applicano rivolgendosi all’autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede abitualmente.
L’esercizio di tutti i diritti predetti potrà essere esercitato in ogni momento scrivendo al Titolare del trattamento (Fondazione “Organismo di Mediazione Forense di Roma”) ai riferimenti sopra indicati.